Deze keer geef ik je niet alleen TIEN TIPS OM BEGRIJPELIJK  TE SCHRIJVEN. Ook doe ik je TIPS aan de hand om zo CONCREET mogelijk te zijn.

TIEN TIPS OM BEGRIJPELIJK TE SCHRIJVEN

1.  Ga na wat je kernboodschap is. Wat moet je lezer onthouden?

2.  Wees je eigen lezer. Wat wil, kan of moet je weten? Hoeveel tijd heb je om de tekst te lezen?

3.  Vraag  je collega je lezer te zijn en stel je tekst daarop af.

4.  Schrijf je sprekend? Dan heb je je lezer eerder op je hand dan wanneer je formele schrijftaal gebruikt.

5. Val met de deur in huis. Bijvoorbeeld: “Wij stellen de vergadering een week uit. In deze brief leggen we uit waarom.”

6.  Schrijf kort. Splits een zin bij 15 woorden of meer.

7. Schrijf actief. Dat houdt je lezer wakker.

8.  Vermijd moeilijke woorden. Een slimme tekst is zo eenvoudig dat je lezer in één keer begrijpt wat er staat.

9.  Voorkom jargon, tangconstructies of ouderwetse woorden als ter zake, alsmede, reeds.

10.Schrijven is schrappen.  Werk desnoods met bijlagen.

WEES CONCREET

Laat werkwoorden werken

Laat zien wie wat doet en stop een handeling niet in een zelfstandig naamwoord.

Dus niet zo:

“Er is een beoordeling gemaakt van de bestaande ramingen van arbeidstekorten in de zorg.”

Maar zo:

“We hebben de geraamde arbeidstekorten in de zorg beoordeeld.”

Kom snel tot de kern

Laat je lezer niet wachten op de kern van je boodschap.

Dus niet zo:

“Naar aanleiding hiervan is op verzoek van u en minister nagegaan of en zo ja in welke vorm wijzigingen nodig zijn om te komen tot aanpassing van de huidige regeling van het concurrentiebeding.”

Maar zo:

“Moet de huidige regeling voor het concurrentiebeding worden aangepast? En zo ja, hoe dan? Op uw verzoek en dat van de minister hebben we dat uitgezocht.”

Spreek je lezer direct aan

Noem je lezer waar dat maar kan. Dat maakt een tekst een stuk leesbaarder.

Dus niet zo:

“Een verzoek kan ingediend worden bij…”

Maar zo:

“Wilt u een verzoek doen?  Doe dat dan bij…” Of: “Wilt u iets vragen? Dat kan bij…

Geef aan wie wat doet

Een passieve constructie of lijdende vorm verhult wie wat doet. Terwijl die informatie meestal wel relevant is.

Dus niet zo:

“Eind 2010 wordt de nota gepubliceerd.”

Maar zo:

“Eind 2010 publiceren we  de nota.”

Laat zien wat het verband is

Maak het verband tussen zinnen of alinea’s duidelijk met structuur- of tussenwoorden. Dan weet je zeker dat je lezer je begrijpt.

Dus niet zo:

“De boetes geven geen aanleiding in te grijpen. Er worden gerechtelijke stappen ondernomen als de regels worden overtreden.”

Maar zo:

“De boetes geven nu geen aanleiding om in te grijpen. Zodra dezelfde mensen nog een keer een boete krijgen, moeten we wel gerechtelijke stappen nemen.”

Leg vaktermen uit en licht afkortingen toe

Gebruik je vaktermen of afkortingen? Licht zo’n term of afkorting dan toe als je ‘m de eerste keer in een tekst of hoofdstuk gebruikt.

Kort is niet altijd beter

Hangt er voor je lezer veel af van wat je schrijft? En is die lezer heel erg betrokken? Ga er dan maar van uit dat die zo volledig mogelijke informatie wil. En als dat 10 pagina’s tekst betekent, dan is dat prima.

SCHRIJF PUBLIEKSTEKSTEN IN EENVOUDIGE TAAL

De Nationale Ombudsman Alex Brenninkmeijer leest veel ambtelijke teksten die voor een groot publiek bedoeld zijn:“Schrijf die publiekteksten in eenvoudige taal. Anders begrijpen mensen absoluut niet waar het over gaat. Laten we niet vergeten dat slechts vijf procent van de Nederlanders hooggeletterd is. En juist die vijf procent schrijft die publieksteksten”.

Dit is al weer de laatste E-COURSE. Het was voor mij een plezier om je TIPS te geven waar je lezer én jij alleen baat bij hebben. Graag hoor ik je ervaringen op  mailto:info@tekstkwaliteit.nl 

Joke Huisman

Heb je de vorige E-COURSES gemist? Dan kun je die terugvinden op

E-COURSE 1: DE KRACHT VAN VRAGEN STELLEN

E-COURSE 2: KIJK MET HET OOG VAN DE LEZER

E-COURSE 3: DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES

E-COURSE 4: ZORG VOOR LEESGEMAK

E-COURSE 5: HOU TAAL BEGRIJPELIJK, CONCREET EN LEVEND

Vorige keer ging ik in op DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES.  In de praktijk verloopt zo’n proces natuurlijk minder schematisch. Dat neemt niet weg dat het helpt om zo’n schema voor ogen te houden.

Dit keer geef ik TIPS om het je lezer zo makkelijk mogelijk te maken. Je schrijft immers om gelezen te worden. Leesgemak is cruciaal als je wilt dat je boodschap overkomt. Snapt je lezer niet in 1x wat je wilt zeggen? Dan is al je inspanning voor niets geweest. Zorg daarom dat wat je schrijft landt bij de lezer.

Hou informatie die bij elkaar hoort bij elkaar

Plaats bijvoorbeeld hulpwerkwoord en hoofdwerkwoord zo dicht mogelijk bij elkaar (‘Ik heb besloten …’ i.p.v. ‘ik heb op basis van informatie verkregen uit diverse overleggen met … besloten …’).

Eén onderwerp

Een leesbare zin gaat bij voorkeur over één onderwerp. Splits een lange zin met meer onderwerpen in tweeën of schrap informatie.

Liever geen lijdende vorm

Passieve vormen zijn onprettig voor de lezer. Als het niet echt nodig is, gebruik dan liever de actieve vorm. Of kies ‘men’ als handelende persoon.

Tussen haakjes

Zet alleen (tussen haakjes) wat secundair is. Meestal kun je het dan gewoon weglaten. (Tekst tussen haakjes slaan lezers meestal over.)

Kopjes

Maak hoofdkopjes vet en tussenkopjes cursief. Of wissel in lettergrootte. Dat oogt rustiger dan onderstreept.

Zelfstandige naamwoordgroepen

Voorkóm lange zelfstandige naamwoordgroepen. Bijvoorbeeld door er werkwoordsvormen van te maken. Als dat lastig is, ga dan na of je een zin kunt splitsen.

Lange woordgroepen

Soms ontkom je niet aan lange woordgroepen die steeds terugkeren in de tekst. Probeer of je zo’n lange woordgroep één keer kunt noemen om in de rest van de tekst een betekenisvolle verkorte term te gebruiken. Bijvoorbeeld de eerste keer ‘Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed’ gevolgd door ‘Rijksdienst’.

Vermijd afkortingen

Als het gebruik van veel afkortingen in een lange tekst niet te vermijden is, geef dan in een bijlage een alfabetisch overzicht van alle gebruikte afkortingen. Noem de afkorting altijd de eerste keer voluit met de afkorting tussen haakjes.

Informatie schrappen

Redundante informatie is lastig voor de lezer. Schrap alles wat je als lezer niet hoeft te weten om te kunnen beslissen, handelen of oordelen.

Wees concreet waar het kan

Gebruik zo concreet mogelijke woorden en zinnen. Dat geeft de lezer houvast.

De VOLGENDE KEER  krijg je al weer de laatste E-COURSE, een ‘uitsmijter’ om taal LEVEND te houden.

Heb je de vorige E-COURSES gemist? Dan kun je die terugvinden op:

E-COURSE 1:  DE KRACHT VAN VRAGEN STELLEN

E-COURSE 2:  KIJK MET HET OOG VAN DE LEZER

E-COURSE 3:  DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES

Joke Huisman

Vorige keer zijn we op de stoel van de lezer gaan zitten. Vandaag gaan we dieper in op het schrijven zelf. We behandelen DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES.

DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES geeft een handvat. Het helpt je je bewust te worden van de fase in het schrijfproces waar je op dat moment in zit. In de praktijk  lopen VOOBEREIDEN, SCHRIJVEN, BEOORDELEN, AANSCHERPEN en HERTALEN door elkaar heen.

Voorbereiden

Zorg dat je hoofdboodschap helder is voordat je gaat schrijven. Is dat niet zo? Of heb je geen heldere opdracht gekregen? Probeer dan eerst duidelijk te krijgen wat je aan wie wilt overbrengen:

• voor wie is je tekst bedoeld?
• Wat wil je precies zeggen?
• Wat wil je bij de lezer bereiken?
• Hoe ga je ‘t zeggen?

Schrijven

Bedenk tijdens het schrijven wat de lezer nodig heeft om:

• te begrijpen wat je wilt zeggen
• te gaan doen wat je graag wilt.

Beoordelen

Leg je tekst even weg. Of vraag een collega er als ‘lezer’ naar te kijken.

Ga na of de boodschap toegankelijk en begrijpelijk is voor de lezer.

De boodschap is toegankelijk als de lezer belangrijke informatie makkelijk kan vinden:

• de structuur is helder
• de lay-out vergemakkelijkt het lezen.

De boodschap is begrijpelijk als de lezer zegt:

• ik weet nu …
• ik kan nu …
• ik wil nu …
• ik ga nu …

Aanscherpen

Ga na of je lezer in één oogopslag weet wat hij of zij moet weten. Scherp je tekst aan en schrap wat je lezer niet wilt weten. Zorg dan dat in 1x duidelijk is:

• wat het doel is van je tekst
• wat de hoofdboodschap is
• wat je bij je lezer wilt bereiken.

Hertalen

Wil je het je lezer nog makkelijker  maken?  Hertaal dan je tekst en doorloop daarvoor nog 1x DE GOUDEN CIRKEL VAN HET SCHRIJFPROCES.

Kernwaarden van je organisatie

Toets TOON en STIJL van wat je schrijft aan de KERNWAARDEN van je organisatie. Zijn die  kernwaarden bijvoorbeeld:

samenwerkend en mensgericht?

Schrijf dan niet:

“U wordt verzocht de brief ondertekend te retourneren”

“Bezwaar kan aangetekend worden met betrekking tot deze regeling bij…”

“Er zal, met betrekking tot die gevallen waarin werknemers worden verplicht om zich te melden, op   worden toegezien dat …”

Maar:

“Wilt u de brief ondertekend terugsturen?”

“Wilt u bezwaar maken tegen deze regeling? Dien dan een bezwaarschrift in bij…”

“Als werknemers zich moeten melden, houden we er rekening mee dat …”

VOLGENDE KEER geef ik tips hoe je het je lezer ZO MAKKELIJK MOGELIJK  maakt.

Joke Huisman

Heb je de vorige  E-COURSES gemist? Dan kun je die terugvinden op

E-COURSE 1: DE KRACHT VAN VRAGEN STELLEN

E-COURSE 2: KIJK MET HET OOG VAN DE LEZER

Vorige keer gaf ik je een handreiking met vragen die je stelt voordat je gaat schrijven. Vandaag gaan we op de stoel van de lezer zitten. Wie is die lezer eigenlijk? Probeer een concrete persoon voor de geest te halen. Maak het de lezer in elk geval zo makkelijk mogelijk. Want veel tijd heeft die meestal niet.

Wees lezer van je eigen tekst

Probeer je voor te stellen dat je zelf  Tweede-Kamerlid, directeur of adviseur bent en weinig tijd hebt om informatie tot je te nemen. Lees je tekst ook zo. Of vraag je collega dat te doen. En laat weg wat je niet wilt weten.

Neem je lezer bij de hand

Maak inhoudelijke kopjes en tussenkopjes en geef in de eerste zin van een alinea de kernboodschap weer. Zo maak je het je lezers makkelijk en weten ze  snel wat ze moeten weten.

Weinig tijd

Werk met bullets of streepjes als je lezer weinig tijd heeft. Het dwingt je zelf ook om efficiënt te schrijven. Rangschik naar volgorde van belangrijkheid en zet kernwoorden cursief, vet of in hoofdletters.

TIEN TIPS VAN DE LEZER

1. Verplaats je in mij.
2. Denk na over de boodschap die je mij wilt overbrengen. Waar wil je een besluit over of waar gaat je advies over? Probeer dat in één korte zin te vatten.
3. Jij bent de deskundige. Wat vind jíj, wat is jouw advies? Jij selecteert immers wat echt belangrijk is voor mij.
4. Schrijf zo scherp, zo kort en zo duidelijk mogelijk.
5. Beperk je tot de kernpunten. Lange stukken hebben geen effect: ik lees ze niet.
6. Werk meer met figuren, grafieken, plaatjes of tabellen.
7. Schrijf sprekend, actief en makkelijk.
8. Zorg dat ik in één oogopslag snap waar het om gaat. Schrap alle overbodige woorden en laat weg wat tussen haakjes staat.
9. Een tekst maak je niet korter door een kleiner lettertype te gebruiken.
10. Geef niet alleen aan waarom jouw advies goed is, maar ook wat anderen vinden.

De VOLGENDE KEER behandel ik de GOUDEN CIRKEL van het schrijfproces.

Joke Huisman

Heb je de vorige E-COURSE  gemist? Dan kun je die terugvinden op

E-COURSE 1 : DE KRACHT VAN VRAGEN STELLEN

Om met de deur in huis te vallen: zorg dat je je lezer op het netvlies hebt voordat je aan de inhoud begint. Hieronder een aantal vragen die je jezelf kunt stellen voordat je gaat schrijven. Zo geef je richting aan het schrijfproces.

Vragen over de lezer

Als je weet wie je lezer is, gaat het schrijven een stuk makkelijker. Maak van je lezer een concrete persoon. Vraag je dus af:

• voor wie schrijf je?
• Wat wil je lezer weten?
• Wat moet je lezer weten?
• Wat weet je lezer al?
• In wat voor context leest je lezer je tekst?

Vragen over de inhoud

Als je de hoofdboodschap voor ogen hebt, kun je een opzet maken voor je tekst. Ga na:

• wat zijn je kernpunten?
• Welke belangrijkste vraag van de lezer beantwoordt je tekst?

Vragen over de tekst

Je wilt dat de lezer iets doet met je tekst. Bijvoorbeeld dat hij of zij iets te weten komt, ergens van overtuigd raakt of iets gaat doen. Vraag je daarom af:

• wat wil je bij je lezer bereiken?
• Wat wil je dat je lezer met je tekst doet?
• Wat is het belangrijkste doel van je tekst?

Vragen over de structuur

De structuur is het raamwerk van je tekst. Daarom is het handig je van tevoren af te vragen:

• welke structuur is wenselijk om het beoogde effect bij de lezer te bereiken: chronologisch, thematisch, argumentatief of anders?
• Waar zet ik welke informatie in de gekozen structuur?
• Met welke kopjes kun je deze structuur zichtbaar maken?

Tips om je tekst nog toegankelijker te maken voor de lezer

• Gebruik korte inhoudelijke kopjes; die mogen best uitnodigend of prikkelend zijn.
• Stel vooraf vast met welke tekstmarkeringen je werkt: cursief, vet of hoofdletters; markeer met mate.
• Met bullets navigeert de lezer makkelijker door de tekst.
• Bedenk welke afkortingen voor de lezer ‘gesneden koek’ zijn; geef anders altijd aan waar de afkorting voor staat.

De VOLGENDE KEER  kijken we MET HET OOG VAN DE LEZER naar je tekst. Sterker nog, de lezer dat ben jíj!